Séminaire de Bokito

RAPPORT

SEMINAIRE  SUR LE MANAGEMENT ASSOCIATIF, EN FAVEUR DES LEADERS  D’ONG ET ASSOCIATIONS FEMININES

BOKITO, DU 12 AU 14 MAI 2008

bokito

                 
INTRODUCTION

Dans le cadre de l’accord de don n° 119 du 09 Janvier 2004 entre le Gouvernement de la République du Cameroun, le Collectif des Organisations de Promotion des Femmes du Cameroun (COFEC) et la Fondation pour le Renforcement des Capacités en Afrique  (l’ACBF), pour le financement du projet CAREF, s’est tenu un séminaire de 3 jours, du  12  au 14  Mai 2008 0à BOKITO  sur le thème :  Le management associatif  organisé par le CEFEPROD, membre du COFEC et bénéficiaire du projet CAREF.

 CONTEXTE DU SEMINAIRE :

 Les femmes doivent pouvoir mener des actions collectives pour faire face à leurs besoins et résoudre les problèmes ; améliorer les   sources de revenus, conserver  de l’énergie, protéger leur    cadre de vie, créer  des  emplois….. Etc. Elles doivent pour cela faire preuve de solidarité en établissant des passerelles entre les groupes les plus organisés  et les groupes de base. A quelque niveau que ce soit, il reste indéniable que les ONG et Associations qui travaillent en faveur d’une amélioration de la condition des femmes dans les pays en développement comme le Cameroun doivent :

  • présenter une structure durable et fiable,
  • être capables de se gérer ;
  • être capables de mobiliser les femmes et leurs communautés
  •   élaborer des programmes d’action cohérents et réalisables.

Le séminaire sur le management associatif devrait permettre aux ONG,  Associations et GIC, à travers leurs responsables, de comprendre dans le contexte actuel le rôle important qui est le leur afin  de le jouer pleinement.

JUSTIFICATION

Il  est de plus en plus évident que les diverses agences de coopération et bailleurs de fonds s’ouvrent à la coopération directe avec la société civile, dont les associations sont les principaux porte-parole, partenaires incontournables des pouvoirs publics et des communautés de base dans la réalisation des projets de développement.
Les ONG et Associations féminines doivent pouvoir valablement répondre aux responsabilités qui vont à l’avenir être les leurs.

Les ONG et Associations féminines présentent à ce jour des lacunes à deux niveaux :

    • Au niveau de la gestion interne de l’association (conflits internes, luttes pour le leadership, immaturité ;
    • Au niveau de la gestion de l’association comme une forme particulière d’entreprise (méconnaissances et complexité des procédures et des outils de gestion quotidienne de l’Association.

Compte tenu de cette vulnérabilité, le rôle que peuvent jouer les structures d’encadrement comme le CEFEPROD, est de pourvoir à la formation des leaders de ces organisations et associations.

Car les ONG et Associations bénéficient d’un capital de confiance très élevé à l’heure actuelle. Afin d’éviter une nouvelle déception aussi bien des masses populaires que des bailleurs de fonds, une formation sur le management associatif des leaders d’organisations s’avère indispensable.

Les ressources surtout techniques et financières se font de plus en plus rares. Toutes les conditions favorables à leur meilleure gestion doivent être mises en place.

  BUT DU SEMINAIRE

Aider les ONGs et Associations de promotion féminine à s’organiser et à se gérer pour rendre plus efficace la participation des femmes de toutes les couches sociales aux activités de développement en dotant leurs responsables de capacités managériales normatives et créatives. Il s’agit de renforcer les capacités de gestion des ONGs et Associations de promotion féminine.

  OBJECTIFS SPECIFIQUES

Apprendre aux responsables des organisations à :

1) conceptualiser   et résoudre les problèmes liés à la vie associative

  • développer des stratégies originales visant à obtenir une meilleure participation des femmes aux programmes et aux projets qui leur sont destinés
  • Elaborer et utiliser des outils de travail (et techniques) propres à la bonne gestion de l’association.

  DEMARCHE METHODOLOGIQUE

Malgré la modicité de moyens dont  le projet  dispose,  le CEFEPROD  organise une série de  séminaires dans le Département du Mbam et Inoubou, à l’intention   des responsables des  Associations féminines.

Il s’agit ici du troisième séminaire, les deux  premiers ayant eu lieu à Bafia au mois d’avril 2007 et  Ndikiniméki au mois d’Octobre 2007. 

Ces associations   pilotes  serviront de relais pour le transfert   des connaissances auprès des autres organisations.

  RESULTATS ATTENDUS

A la fin du séminaire, le participant doit être capable de :

1/ présenter son association en termes précis (but, objectif, moyens, obstacles, activités etc.…) ;
2/ distinguer les différentes formes d’associations ;
3/ diagnostiquer l’origine et le type de conflit dans son groupe ;
4/ animer une séance de travail ou une réunion ;
5/ élaborer un plan d’action, un rapport d’activités,  une fiche de projet ou d’idée de projet ;
6/ expliquer le cycle d’un projet ;
7/ défendre un projet ;
8/ Composer un dossier de demande d’appui pour la réalisation d’un projet.

PREPARATION 

La préparation de ce séminaire aura conduit le CEFEPROD à faire des descentes sur le terrain BOKITO  à  trois reprises :

  • La rencontre avec les autorités administratives de l’arrondissement avec lesquelles la coordinatrice  Générale du CEFEPROD a eu des entretiens fructueux concernant les raisons et le but recherché par ce séminaire  ainsi que sur les modalités pratiques de sa tenue (demande d’autorisation de manifester, invitations à l’ouverture et à la clôture dudit séminaire), les questions liées aux infrastructures d’accueil (location de la salle et autres…)
  • Une autre descente s’est effectuée pour rencontrer et sensibiliser les potentiels séminaristes. Cette descente aura été la plus longue et la plus coûteuse compte tenue de l’étendue de l’arrondissement et du nombre de GIC et d’ASSOCIATIONS à rencontrer.
  • La dernière descente a été faite pour plus de sensibilisation par des supports tels des tracts,    l’enregistrement    des séminaristes, la pause des banderoles et la décoration de la salle

DEBUT DU SEMINAIRE  12/05/2008

 

bokito2

L’an deux mil huit et du 12 au 14 Mai 2008, s’est tenu à BOKITO, le séminaire sur le management associatif, organisé par le Centre Féminin pour la Promotion du Développement (CEFEPROD), à l’intention des associations de promotion féminine

Y prenaient part, les responsables des associations de l’arrondissement de BOKITO dont la liste est jointe en annexe

 Le séminaire était présidé par  Mme NANA Delphine, Coordinatrice Générale du CEFEPROD, assistéé de la Consultante-Formatrice, Mme TONY Madeleine

Le programme du séminaire prévoyait quatre modules, à savoir :

  • Module 1 : l’association,
  • Module 2 : l’organisation  professionnelle,
  • Module 3 : l’association, forme originale d’entreprise,
  • Module 4 : la mobilisation des ressources financières,

Ces formations étaient dispensées à l’aide des méthodes actives dont les démarches se sont appuyées sur des ateliers et des supports didactiques
.
Trois interventions  ont marqué la cérémonie d’ouverture  du séminaire qui a commencé à 11 heures

  • Le Mot de bienvenue du1er Adjoint au Maire de BOKITO
  • L’exposé de la Coordinatrice du CEFEPROD
  • Le Discours d’ouverture de l’Adjoint d’Arrondissement de BOKITO

 

1/  Monsieur le 1er Adjoint au Maire de la Ville de  BOKITO, a souhaité la bienvenue à tous. Il  a interpellé les séminaristes afin qu’ils soient conscients de la lourde tâche qui leur incombe, à savoir :renforcer  des capacités leur permettant de mieux gérer leurs associations et être les catalyseurs d’une génération nouvelle dans le département en  intervenant dans des secteurs spécifiques d’activités et  jouissant de la confiance des bailleurs de fonds , des élites et de la communauté internationale.

2/  L’exposé liminaire  Mme Delphine NANA MEKOUNTE, Coordinatrice Générale du  CEFEPROD.

 Avant d’aborder la présentation du séminaire,  Elle a fait une brève présentation du CEFEPROD (voir sites web : www.cefeprod.org / http://cf.geocities.com/ccsmsi2005 )

S’agissant de la présentation du séminaire: elle a fait une bréve    introduction, présenté son contexte, sa justification, son but, ses objectifs spécfiques, sa démarche méthologique et ses résultats attendus. Elle a  terminé son propos par la présentation de  la genèse et le déroulement du projet CAREF, qui est un projet de renforcement des capacités des femmes pour lutter contre la pauvreté au Cameroun

Monsieur l’Adjoint  d’arrondissement de BOKITO, dans son discours s‘est dit honoré du choix de la ville de BOKITO pour l’organisation du séminaire. Tout en remerciant les organisateurs, il a exhorté les participantes à tirer profit des enseignements qui leur seront donnés.  Il a formulé le vœu de voir les travaux s’achever dans des très bonne conditions et déclaré ouvert solennellement le séminaire de BOKITO

LES TRAVAUX PROPREMENT DITS DU SEMINAIRE :

Les travaux ont débuté à 11 heures par des présentations (participants et facilitateurs) et on notait une quarantaine d’associations et autres groupes représentés par leur responsables qui donnaient chacune un petit nom par  lequel on devait l’appeler durant le séminaire.

L’emploi du temps et les commodités ont été arrêtés  de commun accord durant le déroulement du séminaire. Il a été admis par tous que les travaux se dérouleraient de  9h à 16 h avec une pause de 30 mn entre 12h et 12h 30 mn.

Le recueil des attentes par ordre d’importance :

  • gestion des associations,
  • diplôme,
  • montage de projets,
  • recherche  des financements,
  • comment créer une structure viable,
  • moyens.

Ainsi énoncés, ces attentes couvraient à plus de  94 % les  objectifs spécifiques du  contenu du séminaire.

Après cet exercice de reconnaissance, la facilitatrice introduira la suite des travaux par :

 

         MODULE 1 : L’ASSOCIATION :

         La méthode de travail étant participative, les séminaristes se sont répartis  en deux groupes pour réfléchir en atelier sur leurs pratiques et connaissances d’une association et sur la typologie des associations et les problèmes qu’on y rencontre.

         Après ce travail qui a permis d’identifier les différentes  pratiques et de relever les différents problèmes selon les types d’associations, les exposés avec les débats et les questions ont porté sur :

  • Qu’est – ce qu’une association ?
  • Quelles sont les différentes  formes d ‘association ?
  • La notion de bénévolat
  • Y’ a- t- il une différence entre une association et une entreprise ?
  • La loi du 19/12/1990 sur les associations,
  • La loi sur les GIC et les coopératives ;
  • La loi sur les ONG ;
  • La loi sur les COPEC (COBAC) ;
  • Les statuts de l ‘association ;
  • Les démarches pour la déclaration ou la reconnaissance d ‘une association ;
  • Les obligations  juridiques et fiscales d’une association

 

bokito3

L’ARRIVEE DE  L’EQUIPE DU PROJET CAREF

Les travaux  de cette  journée ont été interrompus pendant une dizaine des minutes avec  l’arrivée de l’équipe du projet CAREF, conduite par sa Coordinatrice par Intérim, Mme  Colette Florence  MEBADA, qui a, avant toute chose, présenté ses excuses pour le retard observé.

 Soucieuse   de l’importance que revêt le programme de formation, elle a repris brièvement  la présentation du projet CAREF et pour terminer, elle a  demandé  aux séminaristes d’être très attentifs afin de pouvoir profiter au maximum des acquis du séminaire

MODULE II :   L’ORGANISATION PROFESSIONNELLE :

  • Qu’est – ce que le Conseil d’Administration ?
  • Le Bureau exécutif : les rôles de : Présidant(e)
          • :     Trésorier(e)
          • :      Secrétaire général(e)
  • La responsabilité du bureau exécutif.
  • Qu’est –ce que l’Assemble générale ?
  • Les élections et la transparence.
  • La gestion financière de l’organisation  professionnelle.

 

MODULE III : L’ASSOCIATION FORME ORIGINALE D’ENTREPRISE.

  • Le Concept de Management Moderne :

 

  • La typologie des associations  par objectifs ;
  • Les conditions  de croissance d’une association ;
  • Le diagnostic  général ;
  •  La définition simplifiée de management.
  • Le Cadre Managérial :

 

  • Plusieurs sous- systèmes : Raison d’être
  • Technologique
  • Structure
  • Psycho- social
  • -Influence du macro environnement et
  • Influence du micro environnement.
  • les outils :

 

Conflits ou tension au sein d’une association.

  • La programmation des activités et le suivi :

 

  • Diagramme de Gantt

Travailler sur un projet proposé par les participants après les travaux de groupes en ateliers.

  • La notion de projet :
  • La rédaction d’un projet   :
  • La planification d’un  projet

MODULE IV : LA MOBILISATION DES RESSOURCES FINANCIERES :

  • Stratégie
  • Généralités
  • Technique de négociation de recherche de financement
  • Les sources de financement
  • Les types de financement
  • Conseil
  • Comment trouver les fonds auprès des organisations de financement ?

 

  • Le séminaire s’est achevé par une évaluation par les participants et clôturé  par l’Adjoint d’Arrondissement de BOKITO, accompagné par le Maire de la Commune.

 

EVALUATION DU SEMINAIRE PAR LES SEMINARISTES :

         L’évaluation s’est faite sur la base du dépouillement des fiches d’évaluation remplies par les participants. Les résultats ci-après, assortis, des commentaires ont été obtenus.
Les éléments d’évaluation étaient :

  • le thème ou les modules, selon que les participants les aient  jugé médiocre, moyen, bon, ou très bon.

 

  • Le contenu, selon que les participants l’ait jugé médiocre, moyen, satisfaisant ou très satisfaisant ;
  • La présentation, selon que les participants l’ont jugée médiocre, moyenne, satisfaisante ou très satisfaisante ;

 

  • La logistique (matériel et entretien séminaristes), selon que les participants l’ont jugée médiocre, moyenne, satisfaisante ou très satisfaisantes

Les conclusions sont les suivantes :

Module 1 : L’association

  • Très Bonne : 24 %
  • Bonne : 47 %
  • Moyenne : 29 %

Personne ne semble trouver ce thème association médiocre. Donc, son utilité est reconnue à 100 %

Module  2 : L’organisation professionnelle

  • Très Bonne : 22 %

Bonne : 51 %

  • Moyenne : 27 %

Personne ne semble trouver ce thème médiocre. Donc, son utilité est reconnue à 100 %

Module 3 : L’association, forme originale d’entreprise

  • Très bonne : 26 %
  • Bonne : 47 %
  • Moyenne : 24 %
  • Médiocre : 3 %

Ce thème est reconnu utile  à 97 %

Module 4 : La mobilisation des ressources financières

  • Très bonne : 47 %
  • Bonne : 43 %
  • Moyenne : 9 %
  • Médiocre : 1 %

Ce thème  est reconnu d’utilité à 99 %

         Module 6 : La restitution a été acceptée  par tous les participants qui vont la réaliser dans leurs différentes associations.

         Le contenu du séminaire :

  • Très satisfaisant : 88 %
  • Satisfaisant :   10 %
  • Moyen : 2 %   

Les séminaristes ont jugé le contenu satisfaisant à 100%, puisque personne ne l’a trouvé médiocre.

La présentation du séminaire :

  • Très  satisfaisante : 88 %
  • Satisfaisante : 9 %
  • Moyenne : 3 %

Les séminaristes ont jugé la présentation satisfaisante à 100 %,  puisque personne ne l’a trouvé médiocre.

La logistique du séminaire :

  • Très satisfaisant : 0%
  • Satisfaisant : 47 %
  • Moyenne : 38 %
  • Médiocre : 15 %

La logistique a été satisfaisante à  85 %.

         Observations 

  • Dans l’ensemble, le séminaire a été très apprécié part tous les participants au niveau du contenu.
  • Au niveau de la logistique, ils auraient voulu recevoir les perdiems  qui a occasionné un mécontentement;  

          DIFFICULTES RENCONTREES

   Il est à noter que  le CEFEPROD a rencontré beaucoup des difficultés pour la mise en œuvre des séminaires de BOKITO  et KIKI pour des raisons suivantes :

 1/ Le budget  global de ce deux séminaires suscités, déjà très médiocre au départ,   soit un montant de 2 045 000 Frs CFA, était   ramené à la baisse dans l’accord de non-objection  de l’ACBF, à un montant de 2 000 000 Frs CFA ;

2/ Les 2 000 000 Frs ont encore été ramené à la baisse, par la Coordination du projet CAREF  à un montant de 1 872 952 Frs CFA,   la  raison évoquée était que, le cours du dollar de cette journée  était à 412 Frs CFA ou  à 416 Frs CFA

3/  Contrairement, aux deux premiers séminaires  et malgré toutes ces coupures, la Coordination, a encore retenu 172 952 Fr CFA, sur le 1 872 952.  La somme  de 172 952 doit être restituée après le dépôt du rapport des séminaires

Un chèque d’un montant global de 1 700 000  a été remis au CEFEPROD pour organiser les deux séminaires.

4/  Il faut ajouter  que le CEFEPROD a  connu un autre type des problèmes sur le terrain,  non seulement auprès  des candidats à la formation,  qui attendaient les perdiems,  mais aussi auprès des autorités locales qui exigent les enveloppes. Ces deux  rubriques  n’existent  pas dans le budget du CEFEPROD relatif au  projet CAREF.  

Il faut aussi relever qu’il  nous paraissait frustrant de payer les honoraires de la Consultante- Formatrice, Haut cadre de la république à 14 500 Frs CFA par jour,  somme qui lui était allouée.  Sans parler de la faiblesse  des autres rubriques.

Par ailleurs, pendant les quatre séminaires  organisés par le  CEFEPROD,  il a eu à  déplacer à chaque fois  une partie de son personnel pour la facilitation, élément qui n’était pas budgétisé dans le projet.  Conclusion  les  dépenses  y afférentes étaient à la charge du CEFEPROD

EQUIPE  DE COORDINATION ET TECHNIQUE  DU SEMINAIRE

Mme Delphine NANA MEKOUNTE, Coordinatrice Générale du CEFEPROD, Secrétaire Générale du COFEC, Membre du Réseau Management, Expert Consultante Internationale en Développement Organisationnel et en TIC pour le Développement

Mme Madeleine TONY, Expert Consultante en Développement Organisationnel

Monsieur DJOUANANG Jean Dagobert, Cadre / Chargé des Programmes, au CEFEPROD

Mlle SAYOU Catherine, Cadre d’appui au CEFEPROD

Monsieur BESSIKE Sylvain, Cadre d’appui au CEFEPROD
.

 Rapporteur
Monsieur Jean Dagobert JOUONANG
Chargé des Programmes CEFEPROD